Präambel

Der LSV verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Mitgliederverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des LSV). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des LSVs zu gewährleisten, gibt sich der LSV die nachfolgende Richtlinie.

Alle in der Richtlinie verwendeten Amts- und Funktionsbezeichnungen sind geschlechtsneutral zu verstehen und stehen zur Anwendung für weibliche, männliche und divers geschlechtliche Personen gleichermaßen zur Verfügung.

§ 1 Allgemeines

Der LSV verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmern am Sportbetrieb und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die DSGVO, das BDSG und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im LSV, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der LSV verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der LSV insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Beitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im LSV, DWZ und Elozahl.

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zum Deutschen Schachbund werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb des DSB beantragen (Spielgenehmigung) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über LSV-Aktivitäten werden personenbezogene Daten in verbandseigenen Publikationsmedien (Rochade EUROPA, Internet) veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

4. Auf der Internetseite des LSV werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiter und der Trainer bzw. Übungsleiter mit Vornamen, Nachnamen, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im LSV

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe jedoch dem Geschäftsführer zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der Geschäftsführer stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeitern im LSV (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleiter,Trainer, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Mitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen, Lehrgängen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der LSV einen LSV-eigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der LSV-internen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „BCC“ zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im LSV, die personenbezogenen Daten im Rahmen ihrer Tätigkeit nutzen (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiter, Trainer und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8  Einrichtung und Administration von Internetauftritten

1. Der LSV betreibt eigene Webseiten und nutzt Internetdienste (z.B. E-Mail, FTP, DNS). Die Einrichtung und Administration liegt in Verantwortung des Vizepräsidenten Öffentlichkeitsarbeit.

2. Der Vizepräsident für Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verantwortlich.

§ 9  Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des LSVs dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Richtlinie können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

§ 10 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Hauptausschuss des LSV am 07.03.2020 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des LSV in Kraft.

Liebe Schachfreunde,

anbei findet Ihr die Ausschreibung der Kreisjugendmeisterschaften Harzkreis.

Mit freundlichen Grüßen
Detlef Kürten

1.    Zweck

Diese Richtlinie regelt die Vertretungsvollmacht für externe und interne Kassengeschäfte des Landesschachverbandes (im Weiteren LSV genannt). Bestellungen und Angebote sind grundsätzlich nur entsprechend den nachfolgend aufgeführten Regelungen und Wertgrenzen abzugeben. Die erforderlichen Unterschriften sind einzuholen, auch wenn

diese nicht elektronisch übermittelt werden können.

Mailverkehr ist grundsätzlich mit folgendem Zusatz zu versehen:

Präsidentin: Claudia Meffert
Vizepräsidenten: Klaus-Dieter Jäschke, Roland Katz, Gert Kleint, Martin Wechselberger
Geschäftsführer I: Michael Zeuner

Die Unterschriftsproben der Präsidentin, der Vizepräsidenten und der Geschäftsführer liegen in der Geschäftsstelle vor. Die mit einer elektronischen Unterschrift versehenen Schriftstücke sind in der Geschäftsstelle in Kopie zu archivieren.

2.    Geltungsbereich

Die Vertretungsrichtlinie gilt für den Landesschachverband Sachsen-Anhalt e.V. und seine Unter-gliederungen entsprechend.

3.    Rechtsgeschäftliche Vertretungsberechtigung

Rechtsgeschäftlich sind neben dem Präsidenten, den Vizepräsidenten und den Geschäftsführern die gewählten Funktionäre des Landesschachverbandes, der Landesschachjugend und der Schachbezirke für ihr jeweiliges Aufgabengebiet alleinvertretungsberechtigt. Dasselbe gilt für Turnierleiter der offiziellen Meisterschaftswettkämpfe des Landesschachverbandes zum Zwecke ordnungsgemäßer Durchführung und unter Beachtung nach genannter Wertgrenzen und vorgegebener Budgets.

4.    Beantragung und Erteilung von Einzelvollmachten

Weitere Vollmachten bedürfen jeweils der Zustimmung des Präsidiums. Sie sollen nur in besonderen Fällen (z.B. Ausrichtung eines LSV-Wettbewerbs) erteilt werden. Der Antrag ist den Mitgliedern des Präsidiums mindestens zwei Wochen vor der entsprechenden Präsidiumssitzung bekanntzugeben.

5.    Wertgrenzen

Für die Berechnung der Wertgrenze ist der jeweilige Gesamtumsatz ohne die gültige Mehrwertsteuer maßgebend. Die Funktionäre sind im Rahmen der nachfolgenden Werttabelle berechtigt, unter Beachtung der Finanzordnung, der Anlage der Finanzordnung und der Richtlinie zur Finanzarbeit Aufträge für den Landesschachverband auszulösen, Reisekosten abzurechnen und Auslagen zu erstatten. Sie zeichnen für die sachliche Richtigkeit des Kassengeschäfts verantwortlich. Die Geschäftsstelle, der die Kontrolle der rechnerischen Richtigkeit obliegt, wird zeitnah informiert.

x = allein zeichnungsberechtigt

g = in Gemeinschaft zu zweit zeichnungsberechtigt

Die Vizepräsidenten zeichnen mit dem Zusatz „i. V.“ (in Vertretung), die Übrigen mit „i. A.“ (im Auftrag). Es gilt eine besondere Berechtigung zur Genehmigung von Reisekosten (Punkt 8)

6.    Geschäftsführer

Die Geschäftsführer handeln im Rahmen des genehmigten Finanzplanes eigenverantwortlich, insbesondere bei der Bestellung angeforderter Bedarfsgüter (i. e. Bürobedarf, Bücher, CDs, Hard- und Software).

7.    Belegwesen

Alle Geschäfte sind möglichst unbar abzuwickeln. Sollte dies nicht möglich sein, ist der entsprechende

Rechnungsbetrag zunächst zu verauslagen und anschließend über das Formular „Auslagenerstattung“ abzurechnen. Der jeweils Verantwortliche prüft eingehende Rechnungen auf sachliche Richtigkeit und

gleicht sie mit Auftrag und Lieferung ab. Unrichtigkeiten und fehlende Rechnungsangaben sind auf seine

Veranlassung hin zu korrigieren bzw. zu ergänzen. Reisekostenanträge von Genehmigenden werden von der Präsidentin oder den Vizepräsidenten auf sachliche Richtigkeit überprüft. Der Geschäftsführer zeichnet für die korrekte Kontierung, Buchung und Auszahlung. Ihm wird die Vollmacht für das Onlinebanking erteilt.

8.    Berechtigung zur Genehmigung von Reisekosten